Na de Brexit: eerste drempel geslecht

Na de Brexit

Onzekerheid tot op het allerlaatste moment. Komt er wel of niet een Brexit-deal, een handelsakkoord om het verkeer tussen het Verenigd Koninkrijk (VK) en ‘Europa’ in goede banen te leiden?

Op het nippertje, dus. En ondanks die ‘last minute-deal’ blijft begin januari de chaos uit. Ongetwijfeld ook doordat veel transportbedrijven aan deze kant van Het Kanaal op het ergste voorbereid waren. Zo ook Freight Line Europe in Maasdijk. Drie medewerkers van de specialist in geconditioneerd transport op onder andere Groot-Brittannië vertellen hoe zij begin januari beleefden.

Meer papierwerk

“Voorheen konden onze klanten, naast orderopgave via onze webportal, ook nog laadopdrachten via mail doorgeven. Sinds 1 januari moet er zoveel meer informatie voor orderinvoer worden vastgelegd, dat het per mail niet meer te doen is.” Marcel Visser (32) uit Nieuwerkerk aan den IJssel werkt als operationeel manager bij Freight Line Europe. Brexit betekent voor hem en zijn team vooral veel meer controle. Voordat ze ritten inplannen en boekingen voor een overtocht naar of vanuit het VK kunnen maken, moet gecontroleerd worden of de aangeleverde gegevens juist zijn. “Voorheen volstonden het kenteken of trailernummer en gewicht om een boeking bij de Ferry te kunnen maken. Daar komt intussen veel meer bij kijken. De orderopgave via de webportal zorgt ervoor, dat een groot deel van de vereiste informatie in elk geval efficiënt is ingevoerd.”

Via Portbase

Marcel legt uit dat het ‘traject’ dat zij moeten doorlopen voordat een boeking bij de Ferry gemaakt kan worden, veranderd is. “Nadat de planning is gemaakt en de trailers zijn ingedeeld, sturen wij dit automatisch naar onze expediteur CSI-Fresh. Die zorgt vervolgens voor de exportdocumentatie. Wij voegen alle informatie en documentatie samen en sturen dit in een digitaal bericht naar Portbase. Die regelt als ‘Port Community Center’ het uitwisselen van gegevens voor alles wat de haven verlaat en binnenkomt. Portbase meldt onze boeking dus bij de rederij aan. Maar ze informeren ook direct de douane, zodat die in staat is om steekproefsgewijs controles uit te voeren.”

Rustige overgang

Aangezien de handelsovereenkomst tussen de EU en het VK pas eind december rondkwam, is lang onduidelijk gebleven welke documentatie per 1 januari verplicht zou zijn. Marcel: “Uiteraard hebben de veranderingen in werkwijze voor veel extra drukte op de planning gezorgd. We hadden graag eerder geweten waar we aan toe waren. Qua volume is de winter echter sowieso voor ons al laagseizoen. En we merkten in december dat er extra voorraad naar het VK werd gebracht. Samen met de gevolgen van Covid-19 voor de export van AGF zorgde dit voor minder transportbewegingen. We konden ons dus goed concentreren op wat er van ons werd gevraagd. Wat dat betreft mogen wij best van een rustig verlopen overgang spreken. We plukken duidelijk de vruchten van een goede voorbereiding.”

Volgende fase

De eerste drempel is dus redelijk probleemloos genomen, vindt Marcel. “Vanaf 1 januari zijn we nog steeds in staat gebleken om overal op tijd aan te leveren. Dat geeft veel voldoening en vertrouwen voor de volgende fase. Op dit moment is er bijvoorbeeld nog geen sprake van import- en exportkeuring. Maar dat wordt, zoals het er nu naar uitziet, per 1 april 2021 wel verplicht. De gevolgen hiervan zijn nog niet geheel duidelijk, maar het is weer een extra handeling voor de klant en voor ons. In onze portal is in elk geval ruimte voor het uploaden van alle vereiste documenten, dus ook daar gaan we niet vastlopen.”

Weinig veranderd

Voor chauffeur Dave Grimbergen (50) uit Leidschendam betekent de Brexit geen grote verandering in zijn werk. Dave laadt dagelijks voornamelijk AGF-producten bij of namens de klanten van Freight Line. Vervolgens koppelt hij zijn beladen koeltrailer af bij de Ferry. ”Dat kunnen complete ladingen van één laadadres zijn, maar ook groepagevrachten vanuit het distributiecentrum in Maasdijk. De terminal trekkers van de Ferry-maatschappij rijden de trailers zelf aan en van boord. In de Britse havens halen onze collega’s daar de trailers op. Om ze vervolgens door heel Groot-Brittannië te lossen.”

Minder flexibel

Hoewel de dagelijkse routine voor Dave zo’n beetje hetzelfde gebleven is, moet hij wel op extra zaken controleren bij het laden van de orders. “Vóór de Brexit kon er makkelijk nog snel tien colli extra op een pallet, als de klant daar tijdens het laden om vroeg. Een kwestie van even afstemmen met de planning en de CMR aanpassen. Nu is dit door de veel nauwkeuriger ladingdocumentatie niet meer mogelijk.”

Speciale Brexit-parking

Vooralsnog zijn de horrorverwachtingen niet uitgekomen: geen lange files voor de ferry’s naar Engeland. De overlast blijft tot nu toe beperkt. Dave: “Een paar keer zat er een chauffeur vóór mij met verkeerde papieren. Die wordt er dan uitgehaald. Dat kost dan soms wat tijd. Maar een probleem levert dat nu nog niet op. Stena Line heeft in Hoek van Holland een speciale Brexit-parking geopend. Daar kunnen ze tweehonderd vrachtwagens laten parkeren tot de documenten op orde zijn.”

Zwaarste scenario

Senior account manager John de Boom (60) uit Strijen kijkt ook tevreden terug op de eerste weken van januari. “Dat er door de Brexit extra administratieve handelingen zouden komen, dat was vanaf het begin duidelijk. We zijn dan ook vrijwel direct na het referendum in 2016 met de voorbereidingen begonnen. Vanaf het begin zijn we meteen uitgegaan van het zwaarste scenario: een no-deal. Niet de eenvoudigste keuze. Maar wel een bewuste, om later voor welk scenario dan ook alleen nog maar te hoeven bijsturen.”

Service handhaven

John heeft nu een commerciële functie. Maar vanuit het verleden heeft hij ook veel ervaring op het gebied van import, export en transportplanning op het VK. Dat komt in deze tijd extra goed van pas. Binnen de eigen organisatie, maar ook bij de begeleiding van klanten. “Ons uitgangspunt met de Brexit is altijd geweest om de van ons bekende service ná 1 januari 2021 te kunnen continueren. Zo wilden we bijvoorbeeld de bestaande deadlines voor orderopgave en laadtijden aan kunnen blijven bieden. Dat luistert nauw, met alle extra handelingen en documentatie waarmee we zijn geconfronteerd. Het is niet alleen van groot belang dat aangeleverde data kloppen, maar ook op een snelle manier worden uitgewisseld.”

Goed op orde

John schetst hoe ze dat bij Freight Line hebben aangepakt. “We zijn hier jaren geleden al met onze partner CSI-Fresh over in contact gekomen. Zij ontwikkelden een platform, waar wij met ons TMS-systeem aan gekoppeld zijn. En waarop ook hun broker in het VK is aangesloten. Een snellere manier van data-uitwisseling is er niet. Het heeft ons in staat gesteld om de bestaande deadlines nagenoeg gelijk te houden. We bieden nog steeds een transportservice aan op basis van dag A laden voor dag B leveren. Laadorders die ’s ochtends worden geboekt, halen wij aansluitend door Nederland heen op. Dan worden ze in ons distributiecentrum op route ingedeeld om, na via de Ferry verscheept te zijn, binnen twaalf uur na orderopgave vanuit de Britse havens nog richting de losadressen te vertrekken.”

Verlengstuk

Freight Line Europe beschikt over een eigen vestiging in Felixstowe. John: “Die hadden we al voordat er sprake was van een Brexit. We hebben de vestiging jaren geleden geopend als verlengstuk van ons kantoor hier. En om onze kwaliteit van dienstverlening te waarborgen. Er is een eigen planning en rijdend materieel. Voor vrachten tussen de EU en het VK werken we hoofdzakelijk op basis van onbegeleid transport. De chauffeur hoeft dus niet mee aan boord. De toegevoegde waarde van ons Britse kantoor is nu met de Brexit, maar ook in verband met Covid-19, alleen nog maar groter geworden.”